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Die Automatisierung von Prozessen ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens. Und sie ist ein wichtiger Bestandteil zur Steigerung der Effizienz.
Bei der Automatisierung von Prozessen geht es darum, Arbeitsaufgaben zu identifizieren, die mit Hilfe von Technologien, digitalen Tools und Lösungen automatisiert werden können. Im Unternehmen betrifft dies vor allem Bereiche wie Lead Management, Dateneingabe, E-Mail-Follow-up, oder HR-Aufgaben.
Leider ist es immer noch häufig so, dass manuelle, sich wiederholende Tätigkeiten von Mitarbeitenden erledigt werden, obwohl diese durch digitale Tools ersetzt werden könnten. So werden Dateneingabe oder Follow-Ups häufig immer noch von Mitarbeitenden übernommen.
Durch den Fachkräftemangel ist ein Umdenken immer mehr erforderlich.
Betrachten Sie es einmal so:
Jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe in Ihrem Workflow identifizieren, die durch ein Automation-Tool erledigt werden kann, geben Sie Ihrem Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
Es gibt einige überzeugende Argumente für die Automatisierung Ihres Workflows:
Sobald Sie einen Workflow automatisiert haben, können Sie diesen auf weitere Abläufe anwenden, um so zeitaufwändige Aufgaben in den Arbeitsprozessen Ihrer Teams zu automatisieren.
Bevor Sie jedoch mit der Automatisierung Ihres Prozesses beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Prozess auch funktionsfähig und sinnvoll ist. Denn alle Digitalisierung und Automatisierung bringt nichts, wenn der Prozess an sich nicht gut ist.
Wir gehen hier kurz darauf ein, wie Sie Ihren Prozess prüfen können, damit die Umsetzung der Automatisierung erfolgreich wird.
Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse, um herauszufinden, wo das größte Optimierungspotenzial besteht und welche Bereiche sich am besten für eine Automatisierung eignen. Ein wichtiges Instrument zur Identifizierung von Potenzialen ist das Business Process Modeling (Geschäftsprozessmodellierung). Es ist ein zentraler Aspekt der ganzheitlichen Unternehmensabbildung. Dabei werden Geschäftsprozesse abstrahiert und grafisch modelliert, um den Ablauf visuell darzustellen.
Für die Automatisierung und Optimierung sollten Sie Tools auswählen, die auch am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Bestenfalls wäre natürlich eine Individuallösung, wie auch wir von LightsOn sie bieten können. Achten Sie bei den Tools in jedem Fall auf Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit.
Um ein neues Tool erfolgreich im Unternehmen einsetzen zu können, muss es auch von den Mitarbeitenden, die es letztlich benutzen, akzeptiert werden. Sie sollten also sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden für das neue Tool geschult werden und ausreichenden Support bekommen. Bestenfalls sollten Ihre Mitarbeitenden auch ein Mitspracherecht bei der Einführung eines neuen Tools haben. Denn: Nur, wenn das Tool auch von Ihrem Team angenommen und akzeptiert wird, können Sie auch den größtmöglichen Nutzen aus der Automatisierung ziehen.
Die Frage die sich immer wieder stellt - Standardlösung oder doch Individuallösung?
Individuallösungen für Software bieten einige Vorteile und können insbesondere für kleine Unternehmen von Vorteil sein.
Individuelle Anpassung an Ihr Unternehmen
Standardlösungen sind in der Regel für eine große Anzahl von Unternehmen konzipiert. Das bedeutet auch, dass sie Funktionen mitliefern, die Sie für Ihr Unternehmen nicht benötigen oder Ihnen sogar wichtige Funktionen fehlen. Individuelle Softwarelösungen hingegen werden speziell für Ihr Unternehmen entwickelt.
Maximale Flexibilität
Individuallösungen bieten maximale Flexibilität. Sie können jederzeit neue Funktionen hinzufügen oder bestehende Funktionen anpassen. Dies stellt sicher, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Standardlösungen können in der Regel nicht so einfach angepasst werden, was bedeutet, dass Sie damit möglicherweise eine Software verwenden, die nicht Ihren Anforderungen entspricht.
Kosten
Individuallösungen für Software können zu Beginn teurer sein als Standardlösungen. Langfristig gesehen ist eine Individuallösung jedoch oft kosteneffektiver, da sie besser an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können.
Kundenservice
Individuallösungen für Software werden in der Regel von kleineren Unternehmen entwickelt. Dies bedeutet, dass sie oft persönlicheren Kundenservice bieten können als größere Unternehmen, die Standardlösungen bereitstellen. Persönlicher Kundenservice kann ein wichtiger Faktor sein, wenn Sie Fragen oder Probleme mit Ihrer Software haben.
Wenn Sie die perfekte Softwarelösung für Ihr Unternehmen suchen, ist eine Individuallösung auf jeden Fall eine Überlegung wert. Wir bei LightsOn stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat und agilen Teams zur Seite.
Bevor wir uns die Möglichkeiten anschauen, welche Bereiche Sie automatisieren und optimieren können, hier ein Tipp für die Auswahl eines Automation-Tools:
Wenn Sie nach einem Tool suchen, schauen Sie als erstes nach den Schnittstellen und prüfen Sie, was hier alles möglich ist.
Wenn keine offenen Schnittstellen (API) verfügbar sind, sollten Sie sich nicht weiter mit diesem Tool beschäftigen, sondern nach besseren Optionen suchen.
APIs helfen Ihnen, flexibel zu sein und eigene Systemlandschaften aufzubauen, die gut und möglichst automatisch funktionieren. Sie erhalten damit sauber strukturierte Daten, mit denen Sie sofort arbeiten können.
Wir kennen es alle. Sich wiederholende Aufgaben sind nervig und senken die Motivation. Roboter tun sich mit solchen Aufgaben leichter.
Die Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung alltäglicher und sich wiederholender Aufgaben, die der Mensch nicht machen will. RPA automatisiert sich wiederholende Arbeitsabläufe, um die menschliche Beteiligung an ihnen zu verringern und somit eine höhere Produktivität und Genauigkeit zu gewährleisten. Beispiele sind Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung oder E-Mail-Management. Roboter können rund um die Uhr und ohne Pause weiterarbeiten und dabei verlässliche Ergebnisse liefern. Menschen hingegen benötigen Pausen, sonst sind die Ergebnisse fehleranfällig.
Mit Low-Code und No-Code Plattformen schafft die IT die Grundlage für eine skalierte, geschäftsgetriebene Digitalisierung. Low-Code oder No-Code ist ein UI-basierter Ansatz für die Softwareentwicklung, der auf die klassische textbasierte Programmiersprache verzichtet und stattdessen auf visuelle Tools setzt. Diese Plattformen demokratisieren die Entwicklung von Tools und Lösungen für eine schnellere Digitalisierung. Sie reduzieren Zeit und Kosten für Entwicklung und Bereitstellung von Software und können die Lücke bei technischen Fähigkeiten schließen.
Um den Umfang Ihrer Prozessautomatisierungsstrategie zu erweitern, können RPA (Robotic Process Automation) und IPA (Intelligent Process Automation) zusammenarbeiten.
RPA bezieht sich auf den Einsatz von Software-Robotern oder Bots, um repetitive Aufgaben in Geschäftsprozessen zu automatisieren. IPA geht einen Schritt weiter und nutzt zusätzlich KI-Technologien wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um auch komplexe Aufgaben und Entscheidungsprozesse zu automatisieren.
Durch den Einsatz von Chatbots oder Sprachassistenten im Customer Support können Unternehmen erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen erzielen. Beispielsweise können Chatbots Angebotsanfragen oder allgemeine Fragen automatisch beantworten, ohne dass Supportmitarbeitende eingreifen müssen. Das entlastet das Support-Team, sodass sie sich auf komplexere Anfragen konzentrieren können. Gleichzeitig bietet es den Kund:innen eine bessere Erfahrung, da der Chatbot bzw. der Kundenservice 24/7 für Fragen erreichbar ist.
Zudem lassen sich durch diese Dienste auch verkaufsrelevante Daten automatisch erfassen und analysieren.
Digitale Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Monday erleichtern die Planung, Organisation und Kommunikation im Team und automatisieren Routineaufgaben wie Statusberichte oder Erinnerungen.
Customer Relationship Management (CRM) und Marketing-Automation-Tools (wie Salesforce, HubSpot oder Mailchimp) zeichnen sich durch ihre hohe Transparenz und Flexibilität aus. Sie helfen dabei, Vertriebs- und Marketingprozesse zu optimieren, Kundendaten und -kontakte übersichtlich zu verwalten, Kundeninteraktionen zu steuern, Sales-Pipelines zu verfolgen, Verkaufsaktivitäten zu planen, konkrete Verkaufschancen zu identifizieren und personalisierte Kampagnen zu erstellen. Die meisten dieser Systeme sind sehr benutzerfreundlich aufgebaut und können problemlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden.
Onboarding
Wenn ein Unternehmen neu eingestellte Personen oboarden will, kann dieser Prozess für HR zum echten Zeitaufwand werden.
Denn: Bei neu eingestellten Mitarbeitenden muss jemand aus HR alle Personendaten (persönliche Angaben, Steuernummer, Adresse usw.) manuell in das Lohnabrechnungssystem eingeben. Diese Daten müssen dann widerum in andere Systeme wie Versicherungen, Krankenkasse oder Reisekostenabrechnung eingegeben werden. Das lässt viel Raum für menschliche Fehler.
Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses kann Ihr Unternehmen nicht nur HR-Mitarbeitende von der manuellen Dateneingabe entlasten und viel Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass Ihre Datenbanken genauer gepflegt werden.
Konkretisieren wir das Beispiel:
Die vorhandenen Bewerbungsdaten werden bei Einstellung direkt für den Arbeitsvertrag übernommen. Der Vertrag wird dann digital unterzeichnet und automatisch in der digitalen Mitarbeiterakte abgelegt.
Der neue Mitarbeitende wird im System mit den bereits vorhandenen Daten angelegt. Der Datensatz wird um Stammdaten, wie Position und Abteilung, ergänzt.
Personaldaten werden für die Lohnabrechnung an Datev übermittelt.
Mitarbeitende bekommen automatisch eine E-Mail Adresse angelegt. Zudem werden Lizenzen und Zugänge für alle releventen Tools automatisch angelegt und zur Verfügung gestellt.
Einrichtung des Laptops erfolgt per Konfiguration auf Knopfdruck. Mitarbeitende erhalten ein temporäres Passwort für ihren E-Mail-Account, welches nach dem ersten Anmelden geändert werden muss. Und schon warten im Postfach bereits die ersten E-Mails und Aufgaben
Recruiting
Bei LightsOn pflegen wir alle Mitarbeiterdaten in Personio. Personio gehört zu den beliebtesten HR-Software-Anbietern, der sich bestens mit den aktuellen Trends und Herausforderungen im Bereich HR und Recruiting auskennt. Über Personio können Mitarbeiterdaten in alle anderen Systeme weiterübermittelt werden. Wir müssen nichts doppelt pflegen. Felder können zudem flexibel erweitert werden, was das System individuell anpassbar macht.
Mit Personio können Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Plattformen veröffentlicht werden. Im Bewerbungsprozess können dann z. B. alle relevanten Personen für eine Stelle ausgewählt werden, um diesen einen Terminlink zu schicken. Über diesen können sie selbst einen passenden Termin mit ihrem Ansprechpartner buchen. Manuelle Pflege und copy/paste waren gestern. Nahtlose Integration ist heute.
Zusammengefasst: Vorteile der Automation im Personalwesen
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Automatisierungslösungen eine echte Chance bieten, die Effizienz und Produktivität zu steigern und wichtige Prozesse zu optimieren. Sie können sich damit von manuellen, zeitraubenden Prozessen verabschieden und sich auf Ihre eigentlichen Kernkompetenzen konzentrieren.
Automatisierungslösungen ermöglichen es, das volle Potenzial der Mitarbeitenden auszuschöpfen und effektiv einzusetzen. Die Automatisierung sollte jedoch nicht als Mittel zur Kosteneinsparung betrachtet werden, sondern vielmehr als Chance, Ressourcen sinnvoll zu nutzen.
Insbesondere im Hinblick auf die zunehmende Konkurrenz und den wachsenden Druck auf Unternehmen, flexibel und schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren, kann die Investition in Automation-Tools zum echten Gamechanger und Wettbewerbsvorteil werden.
Wir bei LightsOn arbeiten nach der Scrum-Methode. Das bietet Ihnen als Kund:in den Vorteil, dass Sie eng in den Prozess eingebunden werden.
Wir begleiten Sie bei Ihrem Projekt und gestalten dieses mit Ihnen gemeinsam. Der Fortschritt des Projekts ist dabei immer für alle transparent nachvollziehbar. Alle Sprints und deren Ergebnisse werden regelmäßig überprüft und Sie als Auftraggeber:in sind in jeden Schritt des Projekts einbezogen und können Feedback und Änderungswünsche äußern.
Durch die Unterteilung des Projekts in Sprints können Projekte schneller umgesetzt und Herausforderungen und Probleme frühzeitig identifiziert und behoben werden. Durch konstante Überprüfung wird der Prozess stetig angepasst und verbessert. Das erspart unerwartete Überraschungen am Ende des Projekts.
Dadurch müssen Sie sich am Ende nicht mit einer schlechten Lösung abfinden, sondern bekommen genau die Lösung, die passgenau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
